بدأت في الفترة الأخيرة، حتى ما قبل الكورونا، قسم من الشركات العالمية باتّباع نظام عمل جزئي من البيت، لما في ذلك من فوائد ومزايا عديدة. فترة الكورونا جاءت لتضع موضوع العمل من البيت على المحك، فالعديد من العمّال والموظّفين اضطروا للعمل من البيت دون أن يكونوا مهيّئين لذلك. هنا نقدّم لكم نصائحنا وتوصياتنا لتنجيع العمل من البيت، خلق بيئة عمل مريحة، والتغلب على المصاعب والتحديات التي يمكن مواجهتها
لا شك أنّ العمل من البيت يتضمّن العديد من الفوائد والصعاب في ذات الوقت. فمن جهة، يوفّر على العامل الخروج الباكر من البيت صباحًا وما يرافق ذلك من ضغوطات للوصول للعمل في الوقت المطلوب، وتجنّب إزدحامات السير الخانقة في ساعات الذروة وهي ساعات الذهاب والعودة من العمل. ومن الجهة الأخرى، يمكن أن يضع أمامنا صعاب أخرى كالشعور بالعزلة الاجتماعيّة بسبب البعد عن طاقم العمل، والملهيات الكثيرة في البيت بالأخص في ظل غياب الإدارة المباشرة عن قرب وغيرها. هذا يحفّزنا لإيجاد المعادلة الأنسب للعمل الناجع والمثمر من البيت، لا سيّما على ضوء التوقعات بأن تزداد وتيرة العمل من البيت في السنوات القادمة كجزء لا يتجزّأ من متطلبات عالم العمل المتغيّر، ولن ينحصر ذلك فقط في فترة الكورونا التي فرضت على 30% من القوى العاملة في البلاد، أي أكثر من مليون شخص، العمل من البيت، علمًا أنّ نحو ثلث القوى العاملة في مراكز ريان انتقلت للعمل من البيت خلال أزمة الكورونا.
إليكم توصياتنا لضمان نجاعة عملكم من البيت:
• خلق بيئة عمل مريحة وهادئة: بحيث يتم تخصيص مكتب أو زاوية عمل مجهّزة بكافة التجهيزات المطلوبة كطاولة عمل وكرسي مريح وكمبيوتر وهاتف وفاكس وماكنة تصوير وطباعة وما إلى ذلك.
• العمل في ساعات محدّدة ومنتظمة: من المهم الحرص على بدء العمل صباحًا بساعة محدّدة، لأن تأجيل العمل وعدم تنظيمه يمكن أن يجر إلى دائرة مفرغة من المماطلات غير المنتهية والتي تمس بإمكانية أداء العمل بشكل سليم.
• تحديد المهام اليوميّة والأسبوعيّة: من المهم بدء يوم العمل وكذلك أسبوع العمل بتحديد المهام التي ينبغي إنجازها خلال ذات يوم العمل وكذلك أسبوع العمل. ويجب كتابة المهام على الورق وعدم الاكتفاء بتحديدها شفهيًّا، والتحقّق من إنجازها في نهاية يوم العمل/أسبوع العمل.
• أخذ استراحات قصيرة: في العمل المكتبي من المتبع أخذ استراحات قصيرة جماعيّة أو استراحات يشترك بها شخصين على الأقل، طبيعة الاستراحات البيتيّة مختلفة، يمكن خلالها تناول الطعام، القيام ببعض التمارين الرياضيّة، الجلوس مع الأطفال قليلا في حال كانوا متواجدين في البيت وما إلى ذلك. هذه الاستراحات القصيرة تساعد على تصفية الذهن وتجديد شحن الطاقات لمواصلة العمل بجد وحماس.
• الاستعانة بالتكنولوجيا لتنجيع سير العمل: هنالك العديد من البرامج والتطبيقات التي تساعد على أداء العمل بنجاعة بكافة جوانبه، بما في ذلك الإدارة والمتابعة وتحديد وتوزيع المهام والعمل الجماعي وما إلى ذلك. برنامج Zoom كان الأكثر انتشارًا في بلادنا لإجراء المقابلات والجلسات والاجتماعات خلال فترة الكورونا، لكنّه ليس الوحيد فهنالك أيضًا:
Hangouts Meet, Microsoft Teams, Skype, Signal, Eztalks Google
وغيرها. من المهم الاستعانة بهذه البرامج لأداء وتنفيذ العمل بنجاعة. من بين البرامج والتطبيقات واسعة الانتشار أيضًا: برامج جوجل التي تتميّز بالمشاركة المباشرة مع كل طاقم العمل: Google sheets, Calender, Google docs, Google drive))
برامج إدارة المهام مثل: (Asana, Trello, ToDoList, Jira, Monday.com).
• تفعيل الأطفال: في حال كان لديكم أطفال يتواجدون في البيت خلال ساعات العمل، من المهم تخطيط يومهم بشكل مسبق وإشغالهم بمختلف الفعاليات والنشاطات طوال ساعات العمل، من المهم اختيار فعاليات مناسبة بالاتفاق معهم أي إشراكهم في عمليّة اختيار وتحديد الفعاليات وأن يكونوا قادرين على تنفيذ الفعاليات بشكل مستقل دون الحاجة إلى مرافقتكم ومتابعتكم الحثيثة. كما يفضّل أن تكون زاوية أو غرفة الألعاب والفعاليات الخاصّة بهم منفصلة عن زاوية عملكم.
• الحفاظ على تواصل دائم مع طاقم العمل: التواصل مع طاقم العمل في غاية الأهميّة سواء بدافع العمل الجماعي والتعاون والعصف الذهني والمشاركة، وكذلك للحفاظ على علاقاتنا الاجتماعيّة فنحن بطبيعة الحال كائنات اجتماعية بالمقام الأوّل.